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辽宁石油化工大学公文处理办法
2010-08-22 17:53  

为进一步做好公文处理工作,使之规范化、制度化、科学化,根据上级有关公文处理的规定,结合我校实际情况,制定本办法。
    
一、机关公文处理工作由党政办公室归口负责,做到准确、及时、安全,并做好归档、保存工作。
    
二、公文处理要遵守保密纪律,严格执行有关保密的法律、法规和制度。
    
三、学校自制公文处理办法
    
(一)自制公文种类包括决定、通知、通报、请示、报告、批复、意见、函、会议纪要等。
    
(二)公文格式
    1
、自制公文由发文字号、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、抄报(送)机关等部分组成。
    2
、发文字号由发文代字、顺序号组成。如辽石化大委发〔200*〕**号。党政联合发文,使用党委文件字号。
    3
、公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容,并准确标明文种。标题中除发布的规章名称加书名号外,一般不使用标点符号。
    4
、主送机关应写机关全称或规范化简称,在正文之前顶格排列。
    5
、公文如有附件,应在正文之后印章位置之前注明附件名称和顺序号。附件首页左上角注明附件顺序号。
    6
、发文时间应以校党委或行政主要领导签发日期为准;党政联合发文,以党委书记签发日期为准。
    
(三)各部门不得自行以学校名义对外行文。
    
(四)公文办理
公文办理一般包括拟稿、核稿、签发、印制、盖章、发送、归档等程序,由党政办公室归口管理。
    
(1)公文文稿首先由业务主办单位拟写。
    
(2)党政办公室秘书科对文稿进行审核,并经办公室主任签字。
    
(3)党政办公室将文稿送分管领导审阅,经校主要领导签发后,编号登记。
    
(4)公文印制过程中,由拟稿单位负责校稿工作,党政办公室负责末校把关。
    
(5)公文签印生效后,上行文由办文单位负责报送;下行文由党政办公室在校园网上发布,重要文件打印下发。文件发布后,党政办公室留二份打印件存档、备查。
    
四、学校外来公文处理
    
(一)外来公文的处理一般包括登记、注办、传阅、承办、催办、清理、立卷、归档等程序,学校接收到的外来公文处理由党政办公室负责。
    
(二)党政办公室收到外来公文后进行编号登记,并填写《辽宁石油化工大学文件阅办单》。
    
(三)党政办公室主任负责文件的批转或批办,并在《文件阅办单》上签注意见。对需要领导批办的公文,根据其内容和领导的分工,注明主送领导;对于工作指导性文件,应请全体校领导阅;对可以直接办理的公文,可直接批转相关部门办理,注明主办和协办单位。
    
(四)需领导阅示的公文,文书须将文件及时送领导阅示,并按照领导的批办意见,将文件送达承办部门;可直接办理的公文,文书按办公室主任批办意见,督促承办部门及时办理。
    
(五)负责承办的单位要按照批办意见和文件要求在规定时间内办理完毕。承办事项涉及其他部门的,承办单位要主动与有关部门协商办理。办理完毕后,在阅办单上注明办理情况,送党政办公室归档备查。
    
五、公文的立卷、归档
    
(一)外来公文中的上三级文件,由党政办公室按市委要求进行整理、登记,并于下一年度,在规定时间内,送交到市委办公厅文电处。其他外来公文和学校自制公文由党政办公室按文件内容或时间顺序进行整理、立卷,履行归档程序,移交到学校档案室。
    
(二)立卷要保证资料齐全、完整,便于保管、查找和利用。案卷中的文件排列,要按文件形成的时间顺序或内容逐件编上页号,卷内目录按规定格式采用微机输入办法打印完成。
    
(三)立好的案卷应于次年6月份前向档案室移交。
    
(四)经过鉴别,没有存档价值的文件经党政办公室批准后,定期销毁。
    
(五)各部门要指定兼职文书,兼职文书除负责部门外来公文和学校自制公文的传阅、办理、整理、立卷外,还要负责本部门文件的整理、立卷工作,并及时归档。
    
六、文件的清退和销毁:
    
(一)凡是发到各党总支的中央、省、市委等上级文件一律要清退,清退时在发文本上加盖还回印章,清退时间在每学期期末,如有留用的要说明理由,可延长清退时间。
    
(二)转办到各部门去的文件,阅办完毕后应立即退还党政办。
    
(三)省军级文件按市委要求时间,进行清退。
    
(四)不需要归档和重份文件、内部材料,不得当废纸出售,一律到保密厂销毁。
    
(五)凡要销毁的文件、内部材料,必须由文书处理人员填写销毁文件的详细目录,目录填好后,各单位要经主管领导批准后,方可销毁。
    
(六)销毁文件要到指定的保密厂进行。由监毁人与公文处理人员共同销毁,并在销毁目录上签字。
    
(七)销毁时间在每年的第二季度,各单位在“五一”节前将准备销毁的文件送到党政办,由党政办组织统一销毁。

 


 

 

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